Alat bantu yang umum digunakan dalam asset management adalah Microsoft Excel atau Spreadsheet. Pengertian Spreadsheet adalah lembaran kertas yang menunjukkan data akuntansi dalam baris dan kolom, Excel merupakan aplikasi komputer yang mengizinkan pengguna untuk menampilkan dan memanipulasi data yang disusun dalam baris dan kolom. Aplikasi yang diluncurkan sejak tahun 1985 ini adalah salah satu yang paling populer digunakan pada komputer pribadi.

Efektifkah Penggunaan Spreadsheet Untuk Asset Tracking?
Pernahkah anda bertanya pada diri anda: “Mengapa kita perlu untuk menggunakan software Asset Tracking jika kita dapat memanfaatkan Microsoft Excel atau Google Drive?” Jika jawaban anda ya, maka anda tidak sendiri, banyak perusahaan menggunakan Excel dan Google Drive untuk melakukan Asset Tracking. Pertanyaannya adalah: Apakah ini merupakan solusi terbaik?

Bila jumlah data aset anda hanya 10 buah, manajemen aset dengan Excel tidaklah rumit, lain ceritanya bila anda memanage 1000 aset.
Kerumitan yang sering dialami user saat menggunakan spreadsheet:

1. Manual Data Entry
Aplikasi Excel membutuhkan banyak sekali formula memusingkan. Data yang dimasukkan secara manual memakan waktu lama dan rentan terhadap kesalahan. Waktu anda banyak terbuang untuk validasi dan pelacakan data.

2. Masalah Keakuratan Data
Semakin banyak jumlah data/aset, semakin tinggi pula kemungkinan kesalahan pencatatan dan perhitungan data. Jumlah data yang semakin banyak juga menyulitkan pencarian “satu bagian” informasi tertentu yang dibutuhkan. Data yang disajikan oleh spreadsheet-pun bukan selalu data Real-Time (data terbaru).

3. Limited User Access
Jika manajemen aset anda ditangani oleh lebih dari satu orang, kemungkinan banyak orang memerlukan akses terhadap data asset di saat bersamaan, entah untuk hanya sekedar melihat data, atau melakukan perubahan/penambahan data. Lembar kerja Excel yang anda gunakan beresiko mengalami kekacauan data, karena setiap orang dapat menggunakan file Excel tersebut bahkan merubah layout lembar kerja yang terkadang tidak sesuai dengan peruntukan asli nya.

4. Menghambat Kolaborasi
Jika organisasi anda terdiri dari beberapa divisi, cost center dan cabang, seringkali divisi General Affair akan ditugaskan untuk memaintain semua aset yang berada di organisasi. Kondisi ini akan menciptakan kemacetan proses kerja yang berujung pada respond yang lama dari General Affair jika ada hal-hal terkait aset (Kerusakan, hilang, audit, dll). Dengan menggunakan Software Asset Management setiap divisi, cost center, cabang, akan dapat menangani sendiri operasi sehari-hari terhadap asset yang sudah di-assign dibawah supervisi dari General Affair. Jadi pekerjaan terkait aset akan lebih terdistribusi ke bagian-bagian terkait.

5. Tidak ada audit trail
Seiring dengan banyaknya lembar kerja Excel yang digunakan, catatan dari suatu data mungkin akan salah, rusak, atau terhapus. Software asset tracking system di desain secara khusus untuk melakukan tracking aset, tidak hanya untuk sekedar mencari lokasi asset berada, tapi juga untuk melakukan audit perubahan data aset atau kebutuhan lainnya.

Excel lebih cocok digunakan dalam akuntansi dan tidak cocok untuk kebutuhan manajemen fixed asset. Spreadsheet sudah ketinggalan zaman bila dibandingkan dengan aplikasi lain yang lebih mempermudah kinerja. Walaupun budget seringkali terbatas, namun merupakan hal yang layak dilakukan untuk berinvestasi dan beralih dari lembar kerja Excel ke Software Asset Management System yang di desain untuk melakukan tracking aset anda.